Jueves, 9 de enero de 2014

Dirección de reuniones

DIRIGIR REUNIONES

Dirección de reuniones. CDC-Galicia (Imagen by M.Vidal)

Creo que dirigir reuniones es un arte que no todos dominan.

Para un directivo/a es esencial y altamente valioso dominar este arte. Pero también lo es para quien realiza un proceso de mentoring, coaching, etc. o simplemente cualquier tipo de reunión que sin ser a nivel profesional, el día a día nos permita poner en práctica como desarrollarla de manera efectiva. Nos permitirá alcanzar acuerdos más sólidos no dejando nada al azar.

Yo preconizo la buena educación durante las reuniones.. ya que nos ahorrará muchos sinsabores.

Dirigir una reunión significa prepararlas, empezarlas y acabarlas con puntualidad.

Empezar haciendo las presentaciones de los participantes si se requiere, hacerse oír sin necesidad de levantar la voz, defender a quienes se ataca injustamente y expresar agradecimiento a todos, en especial, a quienes contribuyeron de manera útil al buen desarrollo de la reunión.

Las reuniones hay que hacerlas para que sean constructivas y gestionando muy bien el tiempo, para no hacerlas tediosas y no elevando su frecuencia que las haga hasta innecesarias. Esa “enfermedad” o “mal endémico” como quieran llamarlo, que padecen en algunas organizaciones : reunionitis.

Y si me detengo un poco en las reuniones a través de vídeo conferencia, gracias a los avances que nos ofrecen las nuevas tecnologías, la cuestión del tiempo y su gestión aún es más importante. Estas reuniones así realizadas deben ser sólo consultivas, informativas o si me apuran para la toma de decisiones rápidas ante un problema al que hay que darle solución inmediata. No deben durar más de 15 ó 20 minutos.  ¡ Que mal uso hacemos de este tipo de reuniones!.

¿ Cuáles son las etapas de una reunión?

La antesala es la preparación . Sin preparación no hay reuniones eficaces.

Por parte de quien la lidera, preparación y envío de documento en el que se indique la fecha, el orden del día, las metas que se quieren alcanzar, la duración y el lugar.  Repasar los recursos materiales: block-pizarra, medios audiovisuales, cañón láser y definir cómo será la disposición de la sala, y en el caso de que sea necesario, indicar mediante carteles la situación de los participantes. No descuidarnos pues preparar una reunión lleva su tiempo y conviene definir el tiempo necesario que le vamos a dedicar. No olvidándonos que quienes asisten también deben venir preparados.

Para el éxito de una reunión los participantes deben estar interesados en la misma por lo que es muy importante de nuevo el conductor de la reunión o quien la lidere. A continuación comparto las diferentes etapas que debería tener una reunión: 

1-    APERTURA

  • Exposición del asunto.
  • Centrar la atención.
  • Definir el objetivo de la reunión ( concisos, concretos y claros) distinguiendo lo prioritario de lo secundario.

2-    DISCUSIÓN

  • Mantener la unidad del grupo.
  • Conseguir participación.
  • Avanzar con seguridad.
  • Liberar las tensiones y reducirlas.
  • Mantener el respeto de los participantes.

3-    TOMA DE DECISIONES

  • Resumir los puntos de acuerdo y desacuerdo.
  • Nunca perder de vista el objetivo.
  • Exponer posibles soluciones.
  • Analizar alternativas.

4-    CONCLUSIONES – CIERRE

  • Obtener acuerdo y comprobar la aceptación de los asistentes.
  • Clausurar la reunión en la hora prevista.
  • Redactar acta o informe y enviarlo por email.

Esto último es muy importante, ayuda a recordar a todos los asistentes los acuerdos establecidos, sirve de cuaderno de bitácora para todos al que podemos volver para repasar los compromisos adquiridos y los objetivos que cada uno tiene. Y por último y no menos importante hacerle seguimiento.

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Por Montse Sánchez-Agustino
 
 
 
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